El Comité de Archivo y Gestión Documental, de acuerdo con lo establecido en la Resolución N°406 de 2018, da a conocer el Cronograma Anual de Transferencias Documentales, aprobado en la sesión del 16 de febrero de 2023.
Por lo anterior, tenga en cuenta que:
- La transferencia documental es un “proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente”. (Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.9.3).
- Antes de iniciar el proceso, debe consultar la guía GUI-GDO-004 – Transferencia documental.
- Las revisiones previas a la transferencia y el traslado de la documentación al archivo central, serán programadas de acuerdo con la solicitud de la dependencia responsable, en todo caso teniendo en cuenta el cronograma aprobado.
- Recuerde que debe diligenciar el FOR-GDO-010 – Formato Único de Inventario Documental, que junto con la mencionada guía, puede descargar del aplicativo Isolucion
- Este cronograma, también aplicará para lo relativo a eliminación documental.
Por último, recuerda a los servidores públicos de la UPN sobre la responsabilidad que les asiste por “custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”. (Ley N°1952 de 2019 – Código General Disciplinario, artículo 38).
Obtenga información adicional en: archivogeneralupn@pedagogica.edu.co
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