Manejo de Bienes (Inventario)

La Subdirección de Servicios Generales, Almacén e Inventarios, se permite informar que, de acuerdo con lo establecido en el Manual de manejo de bienes, actualizado mediante Resolución 1370 de 04 de noviembre de 2014, en el numeral 6.1 «Responsabilidad del Manejo de los Bienes», se establece que:

Serán responsables tanto administrativa, disciplinaria y penalmente, los servidores públicos que tengan vínculo legal y reglamentario con la Universidad (docentes, personal administrativo, trabajadores oficiales) que administren, custodien, manejen, reciban suministros o usen elementos o bienes de propiedad de la UPN o de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la Universidad. En consecuencia, al traslado de cargo o dependencia, retiro de la entidad por cualquier motivo, o por ausencia prolongada debe encontrarse a Paz y Salvo por este concepto como lo indica el procedimiento PRO006GSS “Traslado de Dependencias y retiro o terminación de contrato” y a su vez diligenciar el FOR012GSS “Acta de entrega de cargo, Paz y Salvo e informe de gestión” y/o FOR036GSS “Paz y Salvo para Docentes y Trabajadores Oficiales, para lo cual si el cuentadante no realiza la entrega de su inventario, el jefe inmediato designará un funcionario para que realice la entrega del inventario al nuevo responsable diligenciando el FOR004GSS “Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes”.»

Así también, en el capítulo 5 «Inventarios», numeral 5.4 «Actualización de registros de bienes en los inventarios», establece que:

«Con el formato FOR004GSS “Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes», el «Comprobante de Salida de Almacén» totalmente legalizado se actualiza los inventarios individuales de cada uno de los cuentadantes (DSG-520.61.4). Los eventos por las cuales se modifican los inventarios individuales son:

5.4.1 Suministro (salida de almacén) de Bienes Devolutivos: Cuando el supervisor de un contrato (Orden de compra, suministro) remite la documentación para pago a la SSG – Almacén e Inventarios, esta se encarga del ingreso (Alta) y Salida de Almacén; para lo cual, si son bienes devolutivos, se actualiza el inventario del cuentadante y se le coloca el número de placa del bien con el comprobante de salida.

5.4.2 Reintegros de Bienes Devolutivos: El cuentadante diligencia el formato FOR004GSS “Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes”, relacionando los elementos que van a ser reintegrados como se indica en el numeral 4.1.5 (Reintegros “Cuando el servidor público necesite reintegrar o devolver al Almacén bienes devolutivos que no requiera para su uso, debe diligenciar el formato FOR004GSS “Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes”, (información general del funcionario que entrega, del que recibe, del jefe inmediato, la descripción, ID Activo, placa, ubicación del bien a reintegrar y obtener las firmas hasta del jefe inmediato del funcionario que está reintegrando los bienes; además debe acompañar concepto técnico original emitido por la dependencia especializada). Equipos de cómputo por la Subdirección de Sistemas de Información; equipo de comunicación por la Subdirección de Recursos Educativos; libros y publicaciones por la Subdirección de Biblioteca, Documentación y Recursos Bibliográficos; equipos eléctricos por la Subdirección de Servicios Generales.

Los demás bienes no requieren concepto técnico. Este concepto y el formato se debe radicar en original en la SSG – Almacén e Inventarios y no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. La recepción del formato de reintegro no implica el recibo físico del bien, ya que dependemos del espacio físico en las bodegas.

Una vez radicado el formato se confrontará con los registros de inventarios que los bienes a reintegrar se encuentren a cargo del cuentadante que entrega (en caso de que los elementos o bienes relacionados a reintegrar no concuerden con el cuentadante, no se aceptará el reintegro y se le informara al cuentadante para su respectiva corrección).

5.4.3 Traslado de Bienes Devolutivos: Son los bienes devolutivos en servicio, a cargo de un cuentadante (servidor público) que pueden ser traspasados a otro por necesidades del servicio o por traslado del cuentadante a otra dependencia.

Para el traslado de bienes devolutivos se debe diligenciar el “Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes” FOR004GSS, (información general del funcionario que entrega, del que recibe, del jefe inmediato, la descripción, ID Activo, placa y obtener las firmas del jefe inmediato del funcionario que está trasladando). Cuando el reporte del inventario supera la cantidad de ítem estipulado en el formato, se puede adjuntar este reporte indicando cantidad de bienes, valor y número de folios.

Una vez diligenciado el formato por parte del cuentadante, debe radicarlo en la SSG – Almacén e Inventarios en original y copia, el cual no debe tener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones, para así proceder la SSG – Almacén a realizar el registro y el comprobante de traslado en el aplicativo. En caso de que los elementos o bienes relacionados en el traslado no concuerden con el cuentadante, no se aceptará el traslado y se le informara al cuentadante para su respectiva corrección.

Cuando un funcionario se traslada de dependencia, cargo o se retira de la Universidad, debe igualmente entregar los bienes que tiene a cargo, diligenciando el formato FOR004GSS “Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes” al jefe inmediato o al que él designe.

5.4.4 Asignación de Bienes

El cuentadante solicita el bien a la SSG – Almacén e Inventarios y se realiza el respectivo trámite como se indica en el numeral 4.2.2 La reasignación de bienes es la asignación de bienes que previamente han sido reintegrados al Almacén por no requerirse en una dependencia y que por su estado de conservación pueden ser reasignados a otros cuentadantes. Para la reasignación de bienes debe cursar previa solicitud o correo electrónico, indicando las características del bien a requerirse. Esta solicitud se remite mediante comunicación formal o por correo electrónico SSG – Almacén e Inventarios para que se realice la respectiva entrega mediante el formato FOR004GSS “Formato de Traslado, Reintegro y Asignación de Bienes». Posteriormente, el registro en el aplicativo se actualiza el inventario del cuentadante y se archiva en las carpetas SSG-520.17.1 y SSG-520.61.4. (Tiempo máximo para atender la solicitud es de cinco (5) días hábiles).

Así mismo se informa que este Manual se encuentra publicado en mpp.pedagogica.edu.co para cualquier información adicional.