La Subdirección de Servicios Generales, Almacén e Inventarios se permite informar que, de acuerdo con lo estipulado en el Manual de manejo de bienes, actualizado mediante Resolución 1370 de 04 de noviembre de 2014 en su numeral 6.1 «Responsabilidad del Manejo de los Bienes», se establece que:
Serán responsables, tanto administrativa, disciplinaria y penalmente, los servidores públicos que tengan vínculo legal y reglamentario con la Universidad (docentes, personal administrativo, trabajadores oficiales) que administren, custodien, manejen, reciban suministros o usen elementos o bienes de propiedad de la UPN o de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la Universidad. En consecuencia, al traslado de cargo o dependencia, retiro de la entidad por cualquier motivo, o por ausencia prolongada, debe encontrarse a Paz y Salvo por este concepto como lo indica el procedimiento Traslado de dependencias y retiro o terminación de contrato PRO006GSS y a su vez diligenciarel Acta de entrega de cargo, paz y salvo e informe de gestión FOR012GSS o el Paz y Salvo para docentes y trabajadores oficiales FOR036GSS, para lo cual si el cuentadante no realiza la entrega de su inventario, el jefe inmediato designará un funcionario para que realice la entrega del inventario al nuevo responsable diligenciando el Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes FOR004GSS.
De acuerdo a lo anterior, se recuerda a los servidores públicos (docentes, funcionarios de planta, provisionales, supernumerarios y trabajadores oficiales) que al terminar su vinculación o traslado de dependencia deben legalizar el Formato de traslado, reintegro y asignación de bienes FOR004GSS y el Acta entrega de cargo, paz y salvo e informe de gestión FOR012GSS o Paz y salvo para docentes y trabajadores oficiales FOR036GSS; como lo estipula el procedimiento de Traslado de dependencia y retiro o terminación de contrato PRO006GSS.
Estos documentos deben ser radicados en la SSG -Almacén e inventarios, sin enmendaduras y en un solo tipo de letra, para así continuar el proceso de legalización de estos. Estos bienes, por ser de propiedad del Estado, deben ser custodiados por el funcionario responsable para evitar sanciones disciplinarias.
Una vez el funcionario legalice el formato Acta entrega de cargo, paz y salvo e informe de gestión FOR012GSS o el Paz y salvo para docentes y trabajadores oficiales FOR036GSS debe entregarlo en la Subdirección de Personal para el trámite correspondiente.
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