Información importante para el pago de viáticos, gastos de viaje por caja menor y suministro de pasajes aéreos

La Subdirección de Servicios Generales, con el fin de garantizar el pago de viáticos y gastos de viaje por caja menor a nivel nacional, cupos y pasajes aéreos en tarifa económica, recuerda y solicita a la comunidad universitaria radicar las comunicaciones oficiales debidamente diligenciadas y avaladas por el ordenador del gasto, según sea el caso, dentro de los siguientes tiempos:

• Para comisiones que impliquen el suministro de pasajes aéreos, se recomienda radicar con un mínimo de quince (15) días hábiles de antelación a su inicio.

• Para otras comisiones a nivel nacional con transporte terrestre, la comunicación oficial se debe radicar con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes del inicio de la misma.

• Los formatos de liquidación de viáticos y gastos de viaje para los conductores se deben radicar en la caja menor, debidamente diligenciados y firmados, con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes del inicio de la comisión.

• Los viáticos y gastos de viaje (transporte, gastos para la operación del vehículo) se deben legalizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la salida de campo, comisión o actividad, presentando en la oficina de caja menor el cumplido para legalizar los viáticos, y para los gastos de viaje, los pasa bordos, facturas con los requisitos de ley en caso de aplicar, el reintegro del dinero no ejecutado.  Si el pago se hizo por tesorería, se legaliza en la Subdirección Financiera.

• Para las salidas de campo, se solicita a los profesores remitir el informe respectivo al Departamento, una vez finalice la salida, con el fin de expedir el cumplido y radicarlo en la caja menor y/o Subdirección Financiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la actividad.

• Para que la agencia de viajes expida los pasajes aéreos, se solicita que las reservas sean confirmadas antes de las 3 de la tarde del día respectivo, con el fin de enviar el correo autorizando el trámite.

• Para los pasajes aéreos se requiere que en la comunicación oficial se indique el número del celular y correo electrónico del funcionario a comisionar.

Agradecemos tener en cuenta esta información con el fin de poder gestionar todas las solicitudes a tiempo.